3 Tipps: Office / Word-Dokumente optimal für die Übersetzung vorbereiten

In vielen Fällen schicken Kunden ihrem Übersetzer Texte in Form von Office-Dokumenten, besonders MS Word, zu und erwarten diese im selben Format zurück. Das ist kein Problem, solange das Dokument nur eine Sprache enthält und vollständig übersetzt werden soll. Was aber, wenn der Text des Kunden in Teilen bereits mehrsprachig vorliegt?

Heute widmen wir uns Texten, die dem Kunden in Teilen bereits mehrsprachig vorliegen und für welche die Übersetzung aktualisiert und um neue Abschnitte ergänzt werden soll. Hier lauern unnötige Fehlerquellen und Mehrkosten, wenn man es falsch anpackt. Wer einen Übersetzer beauftragt, weiß oftmals nicht, wie moderne Sprachdienstleister arbeiten – zum Beispiel, dass sie in den seltensten Fällen die Datei direkt im Office-Programm bearbeiten.

Allgemein üblich sind hingegen sogenannte Computer Aided Translation (CAT) Tools, zuweilen auch Translation Environment Tools (TEnTs) genannt, die unter anderem Terminologiedatenbanken und Translation Memory-Technologie (TM) einbinden – also Programmumgebungen, die dem Übersetzer hilfreiche Werkzeuge zur Vereinfachung seiner Arbeit und zum Qualitätsmanagement zur Verfügung stellen. Der Übersetzer bekommt dabei in der Regel eine tabellarische Sicht des Textes – links Quelltext/Original und rechts Zieltext/Übersetzung – angezeigt, so dass er sich nicht um das Layout oder Abbildungen kümmern muss (auch wenn es oft hilfreich ist, Abbildungen als wertvollen Kontext im Blick zu behalten). Bilder, Querverweise, Formatierungen, etc. sieht der Übersetzer dann in Form von Tags:

Von Word zum CAT-Tool: Tabellarische Sicht, geschützte Elemente

Damit diese Programme ihre Stärken ausspielen können, nehmen sie entweder ein einsprachiges Dokument entgegen und generieren nach der Bearbeitung durch den Übersetzer ein Dokument in der anderen Sprache, oder sie arbeiten direkt mit spezialisierten mehrsprachigen Dokumenttypen wie XLIFF. Über die Vorteile von CAT-Tools für Sie und Ihren Übersetzer können Sie hier mehr erfahren (Artikel in Englisch), aber die Essenz ist: Sie erhalten in der Regel schnellere Lieferzeiten, höhere Qualität und konsistentere Übersetzungen, wenn Ihr Übersetzer ein TEnT einsetzt.

Wenn es um Office-Dokumente geht, bedingt dieser Workflow allerdings drei einfache Grundregeln, die ein Kunde beachten sollte, damit der Übersetzer das Dokument nicht aufwändig vorbearbeiten muss, bevor er es in sein CAT-Tool überführen kann:

1. Benutzen Sie, wo immer möglich, Formatvorlagen statt direkter Formatierung. Auf diese Weise gewinnen Sie doppelt: Sie können die Formatierung bestimmter Elemente jederzeit im gesamten Dokument durch eine einzige Einstellung an einer zentralen Stelle ändern und Sie reduzieren eine mögliche Fehlerquelle bei der Übersetzung!
2. Wenn Sie Änderungen im Dokument vornehmen, benutzen Sie die Versionsverfolgung (Überprüfen → Änderungen nachverfolgen) und die Kommentarfunktion anstatt das Textmarker-Tool oder Schriftfarben. Auf diese Weise kann nachverfolgt werden, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat und Kommentare bleiben deutlich vom Produktivtext getrennt. Klären Sie mit Ihrem Übersetzer, wie er mit Versionen umgehen soll: Sollen alle Fassungen übersetzt werden (nötig z.B. bei bestimmten Complianceanforderungen) oder sollen vor der Übersetzung alle Änderungen angenommen (Standard) oder abgelehnt (ungewöhnlich) werden? Sind die Kommentare als Hilfe für den Übersetzer gedacht oder als Zusatzinformationen für den intendierten Leser der Übersetzung, sollen sie also übersetzt werden oder nicht?
   • Tipp: Wenn bestimmte Textbereiche nicht übersetzt werden sollen, können Sie diese mit Schriftart → Ausgeblendet formatieren. Sie sind danach in Word nur dann (mit punktierter Unterstreichung markiert) sichtbar, wenn “Alle Formatierungssymbole anzeigen” (Strg-* bzw. das ¶ Icon) eingeschaltet ist. In der Oberfläche des CAT-Tools erscheinen sie hingegen gar nicht und werden in das Ausgabedokument unverändert – und mit der ursprünglichen Spracheinstellung – wieder eingefügt.
3. Verwenden Sie nicht mehrere Sprachen in einem Word-Dokument. Wenn es unvermeidlich ist, passen Sie die Spracheinstellung der entsprechenden Absätze an, damit der Übersetzer mit einem Suchen & Ersetzen-Vorgang alle Abschnitte in der falschen Sprache ausblenden kann. Das CAT-Tool speichert nämlich alle Segmente (Sätze, Listenpunkte, Tabellenzellen, etc.) als Sprachpaare im Translation Memory (Übersetzungsspeicher), um sie dem Übersetzer anzubieten, wenn ein ähnliches Segment schon einmal übersetzt wurde. Dabei richtet sich das System aber nach den eingestellten Quell- und Zielsprachen des Dokuments, das heißt, Segmente in zusätzlichen Sprachen “verseuchen” die Datenbank mit unbrauchbaren Einträgen und senken ihre Effizienz und Fehlerfreiheit – und das treibt die Bearbeitungszeit und die Kosten nach oben.
   • Tipp: Wenn Sie bereits eine Vorgänger- oder Teil-Übersetzung haben, schicken Sie diese zusammen mit der Originalfassung am besten als separate Referenztexte zu. Der Übersetzer kann dann halbautomatisiert durch “Alignieren” (Zuordnen von Satzpaaren aus beiden Sprachen) ein Translation Memory mit schon vorhandenen Segmenten aufbauen, das ihm bei der neuen Übersetzung weiterhilft – außerdem können Sie damit Kosten sparen, weil diese schon übersetzten Segmente sehr leicht als “nicht (voll) zu berechnen” markiert werden können. Widerstehen Sie der Versuchung, die vermeintlich “für den Übersetzer einfachste Lösung” zu wählen, aufgrund des typischen Workflows ist das leider ein Trugschluss: Ein Einzeldokument, in dem neue deutsche Absätze mit dem Kommentar “Neu zu übersetzen” in eine vorhandene englische Übersetzung hineingeschrieben wurden, muss der Übersetzer in der Regel aufwändig auseinanderklamüsern – und einen Aufwand werden sich die meisten Kollegen wohl vergüten lassen.

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